مسیری که با رویکرد نوین سازمانها از جمله وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات به وظایف آن، چشمانداز روشنی را پیش روی مخاطبین قرار میدهد.
رویکردی توام با نگرش ناشی از بهرهوری و تاثیرگذاری روابط عمومی بر بدنه سازمان و جامعه، قطعاً در این میان ایجاد فضای تعامل در داخل و خارج سازمان مهمترین اقدام روابط عمومی به شمار میآید و ابزار تحقق این مهم نیز از ابعاد گوناگون قابل بررسیست.
در وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات تغییر در سیاستگذاریهای مربوط به نشریات دورن سازمانی و تقویت علمی و عملکردی شورای هماهنگی روابط عمومیها مهمترین نمادهای عینی و ملموس رویکرد اخیر میباشد. به همین منظور و با هدف بازشناسی مجدد نقش روابط عمومی در ارتقاء عملکرد سازمان، نشریه ارتباطات مصاحبهای را با مهندس هراتیاننژادی ترتیب داد که مشروح آنرا با هم میخوانیم:
مهندس هراتیاننژادی که دارای لیسانس مهندسی صنایع و فوق لیسانس مدیریت و بهرهوری میباشد؛ از سالها قبل در عرصههای مختلف اجرایی و مدیریتی مشغول به خدمت بوده است. وی فعالیت در روابط عمومی را بهطور جدی از سال 82 در دانشگاه آزاد اسلامی آغاز کرده و سپس در وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات این روند را پی میگیرد.
در ابتدای مصاحبه از وی میخواهیم در کنار ارایه کلیتی از نگرش خود به روابط عمومی در خصوص رویکرد جدید وزارتخانه به نحوه عملکرد روابطعمومیهای زیر مجموعه، مطالبی را عنوان کنند.
به اعتقاد من روابط عمومی یک مقوله کاملاً تخصصی است؛ درک این مهم در کنار گستردگی و تنوع فعالیتهای وزارتخانه؛ لزوم جذب نیروهای متخصص و تفویض مسوولیتها را پیش روی ما قرار میدهد. یکی از اقدامات عملی در این زمینه نیز در نظر گرفتن معاونتی با هدف سامان بخشی امور رسانهای با مسوولیت مهندس فاتح بود؛ در واقع تجربیات ایشان در حوزه IT خبرگزاری ایسنا مهمترین انگیزه در این انتخاب بود و خوشبختانه عملکرد وی در این مدت نیز نشان از یک انتخاب مناسب دارد. در کنار بحث رسانه، مقوله سیاستگذاری و ارتباط با معاونان و مدیران مطرح میشود که برای این مساله نیز به بررسی کاستیها و الزامات پرداختیم و در نهایت به این نتیجه رسیدیم که باید شورای هماهنگی روابط عمومیها را فعال کنیم و مجدداً به حرکت در آوریم تا به این ترتیب فضای تشریک مساعی و تبادل دیدگاهها بیش از پیش فراهم شود.
علاوه بر این امکان بهرهمندی بیشتر از توانمندیهای روابط عمومیها به صورت متقابل به ویژه در بحث رسانه فراهم میگردد. در واقع تلاش ما حرکت در چارچوبی است که به آن اشاره کردیم.
استفاده مناسب از فضای مجازی و بسیاری از مواردی که به آن اشاره کردید به سادگی محقق شده است در زمینه روابط عمومی الکترونیکی چه اقداماتی انجام شده است؟
پیش از این سایت وزارت در اختیار معاونت فنآوری اطلاعات این وزارتخانه بوده و روابط عمومی فقط در حد انعکاس اخبار اختیار داشت. ولی اکنون سایت کاملاً در اختیار روابط عمومی قرار دارد و محور آن نیز به خبر اختصاص یافته است.
افزون بر این شرکتهای تابعه نیز با برخورداری از فضای مناسب از طریق این سایت اطلاعرسانی میکنند. به این ترتیب سایت وزارت به دروازه ارتباطی بین مخاطبین و سایر شرکتها تبدیل میشود. هدف ما در مسیر پیش رو، رسیدن به جایگاهیست که مخاطب عام نیز با مراجعه آن به موضوعات درخواستی خود دسترسی یابد. هر چند چنین هدفی نیازمند یک تعامل درون سازمانیست تا حاصل آن در اختیار مخاطبین قرار گیرد.
انتظار بعد از این سایت تبدیل شدن آن به ابزاری برای حضور بیشتر در تصمیمگیریهای مدیران با انجام نظرسنجیهاست. این اتفاق میتواند در رسانههای مکتوب و اینترنتی به صورت همزمان صورت گیرد. به این ترتیب میتوان امیدوار بود چرخه ارتباط کامل گردد و یک جریان سه سویه بین مردم، رسانه و مسوولین برقرار شود. بدیهیست با تحقق چنین فضایی مردم رغبت به گفتن پیدا میکنند.
تالارهای گفتوگو نیز به این مهم کمک میکند. در صورتی که این تالارهای گفتوگو عملاً کار خود را آغاز کنند، مدیران به طور مستقیم یا غیر مستقیم خود درگیر کار خواهند شد.
البته بحث تالار گفتوگو به همین جا ختم نشده و ایجاد تالارهای تخصصی مخابرات، پست، پست بانک هم فضایی برای طرح مقولات تخصصی در اختیار علاقهمندان قرار میدهد.
یکی از دغدغههای روابط عمومیها چگونگی دسترسی به رسانه، در مقوله انعکاس رویدادها، خبررسانی، انتشار نشریه و بهطور کلی فرهنگسازیست. به منظور بهرهمندی مناسب از رسانهها و انتشار نشریات چه سیاستهایی را پیشنهاد مینمایید؟
ما وضعیت موجود را در شورای عالی اطلاعرسانی مطرح کردیم و ضمن اشاره به محدودیت موجود و برخورد سلیقهای رسانهها در انعکاس رویدادها، هزینه بر بودن مقوله فرهنگسازی و لزوم در اختیارگیری رسانههای جمعی را یادآور شدیم و در نهایت علیرغم موجه بودن دلایل همچنان به رعایت اصل صرفه جویی تاکید شد.
به جرات میتوان گفت که در شرایط فعلی نشریات درون سازمانی کمک بسیاری به ما میکنند. البته در صورتی که وسیله تبدیل به هدف نشود.
یکی از موضوعات که از همان آغاز فعالیت دکتر سلیمانی مورد توجه قرار گرفت چگونگی انتشار نشریات درون سازمانی در هر دو بعد کمی و کیفی بود. گاه این مساله تا حدی جدی میشد که سخن از قطع انتشار این نشریات پیش میآمد. آیا با بررسیهای انجام شده سازو کار مناسبی برای استفاده از این امکان فراهم شده است؟
متاسفانه بررسیهای اولیه نشان از نامناسب بودن کیفیت نشریات داشت. ولی همانطور که قبلاً نیز اشاره کردیم در شرایط فعلی، نشریات درون سازمانی میتوانند راه حل مناسبی برای آموزش، اطلاع رسانی و فرهنگسازی باشند. بنابراین وجود آن ضروری ست.
اما چگونگی عملکرد آن مشروط به رعایت اصولی خاص است که با تصویب شورای معاونین؛ شورای هماهنگی روابط عمومیها موظف به اجرای آن گردید.
البته چگونگی اجرای معیارهای ابلاغی نیز در قالب دو بخش، زیر نظر این شورا تحت عناوین دو کمیته فرم و محتوی و با حضور اساتید مجرب در دوره های مختلف ارزیابی میگردد و در صورت عدم رعایت معیارهای مورد نظر کمیتهها، پس از سه بار اخطار، مجوز نشر این نشریات لغو میشود. علاوه بر این ما معتقدیم هر استان باید متناسب با مخاطبین خود نشریه داشته باشد. اما روش کار به این ترتیب است که ضمن کسب مجوز از وزارت ارشاد از شورا نیز باید مجوز دریافت کند.
بد نیست در این بخش از مصاحبه اشارهای هم به نحوه ارتباط سازمانی روابط عمومیهای شرکتها و ادارات کل استان با دفتر روابط عمومی در تهران و وزارت داشته و به مسوولیتهای این دفاتر بیشتر بپردازیم.
روابط عمومی وزارت ارتباطات و فنآوری اطلاعات در نقش سیاستگذار، از طریق شورای هماهنگی، سیاستهای تعیین شده را به تمامی روابط عمومیها از جمله دفاتر روابط عمومی در شرکتها و ادارات کل استانی ابلاغ مینماید و آنها از طریق هماهنگی با دفاتر روابط عمومی در تهران سیاستها را اعمال می نمایند. در نهایت اینکه دفاتر روابطعمومی مخابرات، و شرکتهای تابعه مسوولیت نظارت بر حسن اجرای سیاستهای ابلاغی را برعهده دارند.
با توجه به محدودیتهایی که پیش از این برشمردید یکی از مهمترین ابزار شناساندن سازمان به مردم کارکنان آن میباشند. گاه شاهد آن هستیم که برخی همکاران به ویژه در روابطعمومیها اطلاع چندانی از خدمات مخابراتی ندارد. برای رفع این کاستی چه اقداماتی را پیشنهاد مینمایید؟
کاملاً درست است! ما با محدودیت امکانات در مورد رفع این نقیصه روبهرو هستیم. بخشی از کار به آموزش باز میگردد و قسمتی از آن نیز برعهده روابط عمومیست تا با استفاده از امکانات موجود این نیاز کارکنان را پاسخ دهد. همانگونه که قبلاً نیز اشاره کردیم درج مطالب علمی و مخابراتی به زبان ساده در نشریات درون سازمانی کمک شایانی به حل معضل فوق خواهد کرد اما بهطورقطع پاسخگوی تمام کاستیهای موجود نخواهند بود.
مشکل جدی دیگری که ما با آن روبهرو هستیم چگونگی تبدیل سوژهها به خبر و یا برنامههای تصویریست. از همین رو از موقعیت استفاده میکنیم و از همه کسانی که چنین قابلیتهایی را در خود احساس میکنند دعوت به همکاری کرده و قول هرگونه همکاری را نیز به ایشان میدهیم.
یکی دیگر از معضلاتی که روابط عمومی همیشه با آن روبهرو میباشد برخوردهای چندگانه مسوولین در خصوص وظایف این بخش است. به عنوان مثال روابط عمومی به عنوان رابط بین سازمان، رسانهها و مردم میباشد. اما گاهی مسئولان این وظیفه مهم را فراموش میکنند و همین امر باعث انعکاس اخبار با مضامین مختلف میشود. نظر شما در این خصوص چگونه است؟
خوشبختانه رفته رفته مسوولین، روابط عمومی را به عنوان رابط خود پذیرفتهاند و تمامی فعالیتهای رسانهای کاملاً از طریق روابط عمومیها صورت میگیرد. به این ترتیب این چندگانگیها بسیار کم شده و در حال برطرف شدن کامل این نقیصه هستیم. باید این فعالیت جاری و ساری شود که روابط عمومی ویترین سازمان است.
در پایان اگر صحبت دارید بفرمایید.
ضمن آنکه باز هم از همکارانی که در حوزه برنامهسازی تخصص دارند برای همکاری دعوت میکنیم، این نوید را میدهیم که همزمان با هفته دولت یک خبرگزاری مستقل از وزارتخانه تحت عنوان «سیتنا» ایجاد خواهیم کرد، البته در این رابطه، مجوزهای لازم اخذ شده و مراحل اجرایی آن نیز در حال پیگیری است.
در پایان این نکته را یادآور میشوم که روابط عمومی باید به نقطهای برسد که پیش از سوال خبرنگاران، پاسخ آنها را داده باشد.
منبع: ماهنامه ارتباطات (تیرماه 1385)